有效IT化的步骤 - 1

自上一期让大家了解会计软件的功用后，这一期就会着重在让您如何实施会计软件来发挥您公司的资源。以下便是关系到整个实施连接公司系统的五项重要过程及步骤。

步骤一 – 研究及筹备阶段

要改变，就得选择有改变权力的人力资源，所以首先要做的就是遴选合适的负责队伍来监督及跟进整个过程。队伍的部分成员必须是了解公司操作的管理层，同时也委任至少一位有经验，受尊敬的公司高层全权负责这项计划以确保过程的顺利。让他们在有被看重，同时也得到其他工作伙伴配合的情况下，研究并鉴定能够自动及简化的工作程序，逐步淘汰重复及繁绉的程序。重点是在还未购买时就得了解整个实施的流程，将每个过程或步骤审核清楚后，完整地保存所有的文件以作为日后参考的资料及确保整项计划的进行。

步骤二 – 培训阶段

决定了要购买某特定软硬件时，首要注意的就是该产品的成本价格，通过比较，试验性使用及观察来决定。针对成本价格您也务必考量到硬体的提升好让您所购买的软件能够顺畅地运作。

您也可以征求及请教使用过这软件的同行伙伴，这绝对让您有意想不到的收获。

在刚开始接触时，员工即使接受了培训，却也肯定会对新产品及新科技感到陌生，而您公司所要考量的，就是要让负责队伍去参与整个培训的过程，包括了去了解整个培训的内容，售后服务的完善，软件的往后升级需求及辅助软硬件的支撑问题等。这是因为在培训的阶段，往往都会有很多状况的出现，而这时售后服务的维修人员就扮演了很重要的角色，维修人员的足够，维修素质的参差都会很直接地影响员工工作的效率。

步骤三 – 协调阶段

紧接着下来，就是设定新的系统或在原有的系统上作出部分的更改。这包括了确保IT化这项措施能够实际地解决手工化的弊病，即节省时间，劳力及更迅速地找出问题的源头，因为IT化这项计划若是掌控得不好，往往会适得其反，员工，工作程序不能很好地配合而让效率更加的缓慢。同时，要让员工们接受改变，就得通过辅导，沟通的方式让员工们慢慢地去适应及配合公司的立场。

改变是需要付出代价，即时间，人力及金钱。刚开始改变，管理层都要有心理准备，才不会有短暂的不便，而放弃长期的好处。

有效IT化的步骤

观察及选择已经实施成功且甚少问题的软件，也是协助您选对合适软件的方式之一，通过不断地调整和提升您公司对软件的使用率来协助您增强员工的工作效率及减少不断重复的工作。您也要切记最新最贵的产品并不一定适合您公司最佳的辅助品。

最后，有效IT化的步骤已在此列出了其中的三个阶段，其余的两个阶段则将在下一篇文章给您了解更进一步的详情。