有效IT化的步骤 - 2

 

续上期向您解释了有效化步骤的其中三项,即筹备,培训及协调,这一期则会向您列出余下的两项步骤。

 

步骤四 实施阶段

  1. 在一开始实行的阶段,先锁定较能够接受新事物及学习能力较强的员工,再从最简单的工作开始就手转换。整个过程顺利完成后,才慢慢地扩大至较棘手的问题,更广泛的范围及其他的员工。

 

  1. 员工方面解决后,就是实施的过程了。实施是整项IT计划的关键,因为再好的准备功夫或计划若实施阶段处理得不妥当,您一切的努力都是徒然的。

 

  1. 您所要关注的是,无论是什么类型的计划,您都必须确保您公司原有的系统与新系统是同时且双向进行的,这不但能让您将损失及问题降到最低点,也能让您避免因为软件的不合适而导致公司运作瘫痪的局面。换句话说,在开始实施新系统时,因为新旧系统双向进行,您必须承受双倍的工作分量,甚至面对员工的不了解及埋怨。所以,您也务必让您的员工了解,这仅是暂时性的运作直至新的系统能稳定操作。

 

  1. 在实施过程中,通过不同阶段的系统测试来改进整个工作流程,更深入地去了解您新软硬体的操作模式,并在公司IT人员配合下实行。

 

  1. 尽量不要将试验实施的截止日期放得太短,因为IT化是一个长远及缓慢的过程,耐性及时间是成功必备的条件。

 

步骤五 审核阶段

  1. 实施后更重要的步骤就是检讨新系统所衍生的问题,您必须确保所有的问题都能够尽早地解决,让您的员工认为他们所转换的系统是值得信赖的。定期的审核新系统以及从错误中检讨绝对能够有效地替您提升整体的表现。

 

  1. 当整个运作开始顺利进行时,您还是得维持着现有的状态,包括了监督过程的进度及了解问题的所在,比如:软硬件的升级需求,系统的安全性等。因为往往老板们都只注重在开始的阶段,及后就完全将计划交由IT队伍去进行,在许多问题没有及时的处理的情况下而导致系统的瘫痪。

 

  1. 同时,员工们的意见及反映也是您必须重视的其中一部分,因为他们才是IT软硬体的使用者,适合或顺畅使用与否,都会紧紧关系着整体工作的效率及态度。

 

只有对症下药地将各项不足一一解决,才能真正地将IT化的好处发挥出来。以上及上四期所提到的IT化措施都是能够协助公司更快地达至发展的目标,但您必须秉持的信念是,IT化是一项长远的投资,也只有持之以恒才能将IT化真正实施于您的公司。